Time management: 3 tecniche che dovresti provare

Il time management (gestione del tempo) è una delle capacità più difficili da sviluppare. In questo articolo troverai 3 tecniche pratiche per trovare il tempo per i tuoi sogni.

Tutti noi continuiamo a cercare più tempo. Ma il tempo è lì, davanti ai nostri occhi: 86.400 secondi ogni giorno. In fondo, il tempo è un po’ come il talento: dovremmo smettere di cercare quello che non abbiamo, e dovremmo invece imparare a sfruttare al meglio quello che ci è stato dato.

Eccoti allora 3 tecniche per migliorare la tua gestione del tempo.

La tecnica del pomodoro di Cirillo

Questa tecnica ideata da Francesco Cirillo è tanto semplice quanto efficace:

• scegli un’attività da svolgere.
• Imposta il pomodoro su 25’: ehhhhh?! Ma che ti sei fumato?! Ma si, parlo del classico timer a forma di pomodoro che si utilizza in cucina! ;-)
• Lavora sull’attività scelta finché il pomodoro non suona e poi fai un segno su un foglio di carta.
• Fai una breve pausa (5 minuti possono andare).
• Ogni 4 pomodori, concediti una pausa più lunga.

Questa tecnica è ottima per prepararsi ad un esame universitario o per lavorare ad un progetto di lavoro importante. Inoltre, il timer a forma di pomodoro in bella vista ti permette di applicare al meglio la legge di Parkinson. Se vuoi approfondire la tecnica del pomodoro, puoi scaricare gratis l’ebook in italiano. Un grazie a Luca per la segnalazione.

Il sistema Autofocus

Gestire il tempo spesso significa gestire le proprie attività nel modo più efficace. Per quanto mi riguarda, organizzo la mia to-do list adottando il sistema Getting Things Done, di cui presto scriverò una serie di articoli. In questo post però voglio parlarti di un altro sistema che ha colpito la mia curiosità, per la sua semplicità ed immediatezza: il sistema Autofocus di Mark Forster. Ecco come funziona in breve:

• Prendi un quaderno e scrivi una lista di tutte le cose che devi fare.
• Scorri velocemente tutti gli elementi dell’elenco, senza fare nulla.
• Rileggi nuovamente la prima pagina del quaderno, con più attenzione, leggendo una dopo l’altra le tue attività finché non trovi quella che ti ispira maggiormente.
• Lavora su quella attività per il tempo che ritieni opportuno.
• Cancella l’attività dalla tua lista e, se non l’hai completata, rimettila alla fine della tua lista.
• Torna sulla prima pagina e ripeti il punto 2 e 3.
• Passa alla prossima pagina e ripeti il processo.
• Se nessuno degli elementi sulla pagina ti ispira, allora abbandona quelle attività tenendone traccia con un evidenziatore (questo non vale per l’ultima pagina dove stai raccogliendo le attività incomplete o che ti saltano in mente di volta in volta).
• Arrivato all’ultima pagina, ricomincia dalle pagine ancora attive.

Se vuoi approfondire il sistema Autofocus, trovi qui l‘articolo completo in italiano (e poi non ditemi che metto solo materiale in inglese!).

I 4 quadranti di Stephen Covey

Stephen Covey è IL guru della Crescita Personale. Con il suo libro “Le 7 regole per avere successo” ha venduto milioni di copie e cambiato altrettante vite. Uno dei principi suggeriti dal Dr. Covey per gestire al meglio il proprio tempo è quello dei 4 quadranti:

Considerando le variabili di importanza ed urgenza, qualsiasi attività può ricadere in una di queste 4 categorie:

• Q1 – Le crisi. Sono attività importanti e urgenti. Alcuni esempi di queste attività sono: preparare un esame 3 giorni prima della prova, predisporre un documento per un cliente a pochi giorni dalla scadenza, etc. Se le tue giornate sono piene di queste attività, non puoi gestire il tuo tempo: sono loro che lo gestiscono. Dovrai sempre affrontare delle crisi, ma puoi farle diminuire nel numero, cercando di spostare queste attività nel quadrante…
• Q2 – Le opportunità. Sono attività importanti, ma non urgenti. Alcuni esempi di queste attività sono: fare sport, fare delle visite di check-up, pianificare il lavoro, lavorare per realizzare un proprio sogno, etc. Più tempo dedichi a queste attività, meno crisi dovrai affrontare. Ogni minuto investito nel secondo quadrante, ti offrirà lauti interessi nel futuro.
• Q3 – Le interruzioni. Sono attività non importanti, ma urgenti. Rientra in queste attività rispondere ad alcune telefonate o e-mail. Se continui a passare il tuo tempo rispondendo alle urgenze degli altri, non potrai mai gestire il tuo tempo.
• Q4 – Le sciocchezze. Queste attività non sono ne importanti, ne urgenti. Alcuni esempi pratici? Facebook, gli IM, la Gazzetta dello Sport, le catene di sant’Antonio, etc.. Ammettilo, quanto tempo dedichi ad almeno una di queste attività?

E adesso non venirmi a raccontare che ti manca il tempo. ;-)

Foto di gutter